Cuando una empresa o persona necesita dar a conocer con anticipación un hecho que puede afectar la productividad de un lugar de trabajo, se redacta una carta de aviso. Este tipo de documentos pueden ser emitidos por un empleado para notificar una actividad que debe realizar o por la empresa para notificar algo específico a un empleado o a un departamento de la empresa.
Así que, ya seas empleado o empleador, es importante conocer cómo redactar una carta de aviso, de acuerdo a la situación que está por presentarse. A continuación, te explicaremos cómo redactar una carta de aviso para que puedas hacer la tuya de manera apropiada.
Descargar formato de carta de aviso en Word, PDF o Excel
La carta de aviso se utiliza cuando es necesario comunicar a otra persona o entidad que va a suceder un evento en los próximos días. Por ejemplo, un trabajador emite una carta de aviso ante sus superiores para comunicar que será intervenido quirúrgicamente y tendrá que ausentarse durante varios días para su recuperación. Esto le brinda a la empresa el tiempo necesario para contratar un suplente para el puesto de trabajo.
Por otra parte, también puede ser utilizada por la empresa para notificar un despido o que un contrato no será renovado. De este modo el empleado puede tener el tiempo suficiente para comenzar a buscar un nuevo empleo y no verse afectado negativamente por la noticia.
En caso de que necesites descargar un modelo o formato de carta de aviso, es posible encontrarlo en el formato que desees y de forma gratuita, en Word, PDF o en Excel.
Partes y estructura de una carta de aviso
Las cartas de aviso se redactan de manera formal y no deben ser demasiado extensas. Además una vez entregadas hay que asegurarse de tomar las previsiones necesarias para que la situación que está cercana a suceder no afecte a ninguna de las dos partes.
A continuación, te explicamos paso a paso lo que contiene una carta de aviso y el orden de cada una de sus partes:
Lugar y fecha
Siempre es importante dar inicio a la carta de aviso con la fecha en la que se entrega la carta, ya que de este modo queda por escrito cuándo de hizo el aviso y todo el tiempo que hubo para prepararse para el acontecimiento que se aproxima. Coloca la ciudad, seguido del día, el mes y el año en que se entrega la carta.
Departamento remitente
Si la carta se emite desde una gran empresa, deberás colocar el nombre del departamento que la emite y el nombre de la empresa. Si es una empresa pequeña, puedes colocar directamente el nombre del director del departamento o de la empresa en general.
Destinatario
Coloca el nombre de la persona a quien va dirigida la carta de manera cordial, por ejemplo “Estimado cliente”, “Estimado señor Rodríguez”, entre otros.
Cuerpo
Es el contenido de la carta, donde se deja por escrito y de forma detallada la notificación y la situación que lleva a la situación de aviso. En el cuerpo debe incluirse la fecha en que sucede el evento y la fecha límite que tiene la persona para finalizar sus funciones, regresar de sus vacaciones, o cualquier otra situación que amerite dicha carta.
Cierre
En el cierre se agrega un cordial agradecimiento por el tiempo dedicado a leer la carta y por comprender la situación que se avecina.
Nombre y firma
Al finalizar la carta, coloca tu nombre y tu número de identificación nacional justo debajo del espacio donde deberá estar escrita a mano tu firma.
Sello de la empresa
Coloca el sello de la empresa justo debajo de la firma, también es válido colocarlo junto a la firma.
Ejemplos y plantillas de una carta de aviso
A continuación, dejamos para ti algunos ejemplos de cartas de aviso de diferentes situaciones que podrían ser de utilidad al momento de redactar la tuya:
Consejos para elaborar correctamente una carta de aviso
Durante la elaboración de tu carta de aviso, puedes seguir los siguientes consejos:
- Cuida tu ortografía y revisa la carta antes de enviarla.
- Escribe de manera formal, sin tutear. Siempre refiriéndote a la otra persona como señor o señora.
- Asegúrate de cumplir con las fechas establecidas en la carta de aviso, no extiendas la fecha establecida, ya que esto puede afectar la productividad de la empresa.