La carta comercial es un documento que trata específicamente temas de comercio entre dos empresas, sirve esencialmente como un medio de comunicación formal entre ambas. Ya sea que se trate de proveedores o clientes y, por lo general se utiliza para tratar temas de compra-venta.
En la actualidad esta carta puede enviarse por correo electrónico, evitando el proceso del envío postal que suele ser más costoso y tardar más tiempo en llegar a su destino.
Si necesitas aprender a redactar una carta comercial para establecer acuerdos entre tu empresa y algún proveedor o cliente, en las siguientes líneas te explicaremos todo lo que necesitas para poder redactar una apropiadamente.
Descargar formato de carta comercial en Word, PDF o Excel
La carta comercial, como su nombre lo indica, trata sobre temas de comercio entre las dos partes que establecen un acuerdo, por ello es un documento que incluye temas como:
- Pedidos a los proveedores, especificando la lista de todo lo que se necesita.
- Solicitud del catálogo de la empresa, con los productos disponibles y sus respectivos precios.
- Invitación a eventos de presentación para nuevos productos que pueden ser de su interés para futuros pedidos.
- Promociones especiales y ofertas.
- Recordatorio del vencimiento de la fecha límite para el pago de un pedido.
- Solicitud de aplazamiento de la fecha de pago al proveedor.
En caso de que necesites conocer la estructura de la carta comercial, puedes encontrar una gran variedad de ejemplo para la misma en internet y en el formato de tu preferencia, como Word, PDF o Excel.
Partes y estructura de una carta comercial
La carta comercial es un documento formal, esto quiere decir que debe cumplir con determinadas normas al momento de redactarse, siguiendo una estructura y además debe contener datos específicos.
Para elaborar correctamente una carta comercial, recomendamos escribirla con la siguiente estructura:
- Membrete: si tu empresa no tiene hojas membretadas, deberás colocar esta información tú mismo. Coloca el nombre de la empresa, los datos fiscales de la misma y el logotipo que la identifica.
- Lugar y fecha: coloca el lugar desde donde escribes la carta, preferiblemente que sea la ciudad donde se encuentra la sede principal de la empresa, seguido de la fecha incluyendo día, mes y año en curso.
- Datos del destinatario: coloca los datos de la empresa, cliente o proveedor a quien te diriges.
- Asunto: coloca un resumen del tema que abordarás en la carta, debe ser corto como si se tratara de un título.
- Saludo: siempre es importante dar inicio al cuerpo de la carta con un saludo cordial que permite establecer una buena relación entre ambas partes. Por ejemplo, “estimado señor”, “apreciable cliente”.
- Cuerpo: en esta parte deberás escribir el motivo de la carta, dependiendo del asunto que deben tratar, ya sea el pedido al proveedor, el pago de una deuda, una invitación a un evento, entre otros. Dependiendo del asunto, el cuerpo de la carta será más largo o más corto.
- Despedida: una vez que queden claros todos los puntos, escribe una despedida cordial y formal hacia la persona o empresa a la que te diriges.
- Firma: coloca tu firma al final de la carta, escribiendo también tu nombre y número de identificación.
Ejemplo
Si necesitas un ejemplo de una carta comercial para elaborar la tuya apropiadamente, a continuación, dejamos para ti varios que te servirán de ayuda:
Consejos para elaborar una carta comercial
Al momento de elaborar la carta comercial, es recomendable que sigas estos consejos:
- Realiza uno o dos borradores para tener claro todo lo que dirás en la carta.
- Revisa la ortografía antes de enviar la carta, ya que los errores ortográficos dan una mala impresión.
- Ve al grano tratando solo temas comerciales, sin utilizar palabras que adornen el contenido.