Las oficinas de correo a nivel mundial se caracterizan por ser empresas confiables, que brindan un excelente servicio tanto a los remitentes como a los destinatarios que eligen dicha compañía. Sin embargo, siempre existe el riesgo de que un paquete o documento se extravíe en el camino y, para evitar estos problemas existe la carta documento.
Se trata de una carta que funciona a la vez como un servicio y que se envía a través de una empresa de correo para servir como prueba de que los documentos han llegado a su destino a salvo.
Descargar formato de carta documento en Word, PDF o Excel
Se le llama carta documento, pero en realidad se trata de un formulario que se debe llenar al momento de realizar el envío y consta de tres partes que son una original y dos copias. Donde la original es la carta que se envía al destinatario y las copias se las queda una el remitente y la otra la empresa de correos, que debe conservarla entre sus archivos durante varios años, los cuales varían de acuerdo a las normas de cada país.
La carta documento tiene valor legal y puede ser utilizada en un litigio judicial como prueba. Estas cartas dan fe de que el contenido de la misma se hizo llegar y se notificó al destinatario. De modo que el mismo no puede alegar desconocimiento sobre la recepción de los documentos.
La carta documento es muy importante, especialmente para la empresa de envíos, ya que los ayuda a mantenerse a salvo de problemas legales. Si tú necesitas descargar un ejemplo para elaborar la tuya, podrás encontrarlos fácilmente en internet y en formatos como Word, PDF o Excel para rellenarlos con la información que necesitas.
Partes y estructura de una carta documento
Como antes mencionamos, la carta documento tiene una estructura de formulario, cuyas casillas y el contenido de las mismas puede variar de acuerdo a las exigencias de la compañía de correo que las maneja.
Por lo general las cartas documento cuentan con los mismos datos básicos y estructura que es la siguiente:
- Número de carta: es el número de registro de la carta documento.
- Código de cliente: los clientes (el remitente) posee un código de cliente que deberá colocarse debajo del número de carta.
- Logotipo de la empresa: el logo que identifica a la empresa de correos.
- Nombre del remitente: se coloca el nombre completo del remitente.
- Domicilio: se coloca el domicilio actual del remitente. Esto incluye calle, edificio, número de casa o apartamento, código postal, localidad y provincia.
- Destinatario: se coloca el nombre completo del destinatario.
- Domicilio: se coloca la dirección de domicilio del destinatario, incluyendo código postal, localidad y provincia.
- Recibí conforme el envío referente a este aviso: se trata de los datos que indican que la carta documento ha sido entregada. Los datos que van en esta parte son fecha, hora, firma del destinatario, firma del empleado que entrega.
Ejemplo
A continuación, te presentamos varios ejemplos de una carta documento que podrán servirte como apoyo al momento de hacer la tuya apropiadamente:
Consejos para elaborar una carta documento
Ten en cuenta los siguientes consejos al momento de elaborar tu carta documento:
- Solo pueden enviarlas y recibirlas mayores de edad.
- La empresa o su representante debe firmar el original y las dos copias antes de realizar el envío.
- Asegúrate de evaluar los costos de envío para no salirte de tu presupuesto inicial.