La carta de oficio es un documento de carácter formal y oficial, que se utiliza tanto en empresas públicas como privadas con el objetivo de comunicar una situación de forma protocolar.
Suelen ser cortas y explicar de forma sencilla, pero formal el cambio o situación que se va a dar dentro de la empresa y que requiere la notificación a los departamentos involucrados. Así que, si necesitas redactar una carta de oficio, a continuación, te explicaremos cómo redactarla, todo lo que contiene y su estructura para que hagas la tuya correctamente.
Descargar formato de carta de oficio en Word, PDF o Excel
Dentro de las compañías públicas o privadas a menudo se realizan cambios y anuncios. Por ello las cartas de oficio se emiten con regularidad, ya que ellas son las encargadas de comunicar diferentes tipos de situaciones. Como por ejemplo reglamentos, avisos, acuerdos, recordatorios, cambios, noticias y hasta felicitaciones.
Existen tres tipos de cartas de oficio que son:
- Carta de oficio múltiple: se redactan para ser dirigidas a varias personas al mismo tiempo o múltiples destinatarios.
- Carta de oficio de transcripción: va dirigida a un destinatario específico con el fin de comunicar una resolución.
- Carta de oficio administrativo: son las que van dirigidas a un departamento o a una empresa en lugar de a una persona especifica.
Si necesitas descargar un formato de carta de oficio de alguno de los tipos que hemos mencionado, es posible encontrarlos fácilmente de forma gratuita en Word, PDF o en Excel.
Partes y estructura de una carta de oficio
La carta de oficio puede parecer complicada en un principio debido a la formalidad con la que debe ser escrita. Pero no debes preocuparte, ya que es más sencillo de lo que crees escribir una, siempre y cuando conozcas sus partes y estructura.
A continuación, te explicaremos paso a paso cómo redactar una carta de oficio apropiada:
Logotipo de la empresa
Estas cartas por lo general se imprimen en hojas membretadas con el logotipo de la empresa para que quede claro que se trata de un asunto oficial.
Lugar y fecha
La carta de oficio da inicio colocando en la primera línea la ciudad donde está siendo redactada la carta y la fecha completa con día, mes y año en curso.
Numeración
Las cartas de oficio deben ir numeradas, el conteo es de acuerdo a la cantidad de cartas de oficio que se han redactado hasta el momento. Se coloca la palabra OFICIO en mayúsculas, seguido del número del oficio y el año en curso.
Destinatario
Es a quien va dirigida la carta, puede ser una persona en particular, un departamento o una empresa.
Asunto
Se trata del tema a conocer, se escribe en mayúsculas la palabra ASUNTO y luego en minúsculas el tema del que se va a tratar.
Contenido
En este punto de realiza la descripción del asunto con detalle, sin extenderse demasiado, dejando claros los puntos del asunto y escribiendo siempre de manera formal.
Cierre
Es la despedida de la carta, también escrita de manera formal y cordial, dando fin al asunto tratado.
Nombre y firma
Al final de la carta debes colocar tu nombre o el nombre del departamento que redacta la carta, así como la firma, acompañada del sello de la empresa a un lado.
Adicionalmente debajo de la firma en un nuevo párrafo se coloca como nota si se ha enviado una copia a otro departamento o a los directivos de la empresa.
Ejemplos
A continuación, te dejamos una serie de ejemplos de carta de oficio de diferente índole para que puedas redactar la tuya de manera apropiada:
Consejos para elaborar correctamente una carta de oficio
Algunos de los siguientes consejos pueden servirte durante la elaboración de la carta de oficio:
- Asegúrate de tener claro cuál es el tipo de carta de oficio que deberás enviar antes de comenzar a redactar.
- Cuida tu ortografía y revisa la carta un par de veces antes de enviarla.
- Mantén siempre un lenguaje formal, dirigiéndote a las personas como señor o señora.
- Entrega la carta personalmente o deja la entrega en manos de personas de confianza para evitar que llegue tarde o se pierda.